Việc chuyển văn phòng thường bao gồm rất nhiều công việc nên đối với những người lần đầu tiên thực hiện, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, để thuận tiện hơn cho các công ty trong việc chuyển văn phòng. Chúng tôi xin chia sẻ đến các bạn một số kinh nghiệm chuyển văn phòng mà chúng tôi đã trải qua trong thời gian vừa qua.
Kinh nghiệm trước khi chuyển văn phòng
Quá trình chuyển văn phòng của bạn sẽ nhanh chóng và bớt căng thẳng hơn nhờ những bước chuẩn bị sau:
Lựa chọn và xác định chính xác thời điểm chuyển văn phòng
Xác định chính xác thời điểm chuyển văn phòng và lựa chọn thời điểm phù hợp là cách tốt để bạn sắp xếp mọi công việc cũng như mọi vấn đề trong công ty. Việc xác định thời gian sẽ giúp bạn chuẩn bị tinh thần cho nhân viên, động viên họ hoàn thành mọi công việc và giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng.
Lập danh sách những đồ vật, dụng cụ, giấy tờ,… cần phải di chuyển
Chuyển văn phòng không có nghĩa là lấy đi tất cả. Bạn nên lập cho mình một danh sách những đồ dùng cần thiết cần mang theo. Nó cũng tránh mang theo đồ đạc và tài liệu không cần thiết. Đó cũng là một cách để tránh bỏ lỡ những điều quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn đến công ty.
Lập danh sách đồ vật, tài liệu cần thanh lý
Một khi bạn biết những gì nên mang theo, bạn sẽ biết những gì nên loại bỏ và không nên mang theo. Hãy tìm cách giải quyết những đồ đạc, tài liệu không cần thiết này để quá trình chuyển văn phòng trở nên ngắn gọn và ít rắc rối hơn.
Đóng hộp hoặc sắp xếp, đóng gói đồ đạc cẩn thận
Chúng ta phải thu thập, đánh dấu và đóng gói mọi đồ đạc, giấy tờ hoặc máy móc, thiết bị để vận chuyển vào thùng carton để dễ dàng vận chuyển mà không bị hư hỏng, mất mát và tránh ẩm ướt.
Lựa chọn phương thức chuyển văn phòng
Hiện nay có rất nhiều cách để chuyển văn phòng. Bạn có thể huy động toàn bộ nhân viên công ty di chuyển bằng xe máy nhưng phương pháp này không an toàn và hiệu quả chút nào. Một số đơn vị sử dụng hình thức tương tự để thuê xe tải, hình thức này khá tiết kiệm và an toàn. Tuy nhiên, bạn cần phải dành thời gian sắp xếp, đóng gói và bảo quản đồ đạc của mình.
Để việc chuyển văn phòng được tối ưu nhất, bạn nên lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Bạn chỉ cần liên hệ với đơn vị chuyển văn phòng uy tín, chất lượng, họ sẽ giải quyết mọi vấn đề khi bạn chuyển văn phòng. Phương pháp chuyển văn phòng trọn gói được xem là bí quyết phổ biến, hiệu quả và tiết kiệm nhất khi lựa chọn hình thức chuyển văn phòng này hiện nay.
Kinh nghiệm khi chuyển văn phòng
Thực hiện chuyển văn phòng
Tại văn phòng cũ
- Trong ngày chuyển văn phòng, bạn phải cử người đại diện làm việc và hợp tác trực tiếp với hãng tàu, giữ liên lạc thường xuyên và hỗ trợ các vấn đề của họ.
- Bố trí ít nhất 2 nhân viên giám sát quá trình vận chuyển văn phòng, 1 nhân viên giám sát tại văn phòng, 1 nhân viên giám sát việc bốc hàng lên xe tải (Nếu có thêm điểm lắp ráp đồ đạc thì nên bố trí thêm nhân viên giám sát tại chỗ này). địa điểm ).
- Sau khi đã chất hết đồ đạc lên xe tải phải có người hộ tống. Nếu chưa có, bạn nên chuẩn bị giấy niêm phong hoặc kẹp chì để khóa cốp xe tải, đảm bảo cốp xe không bị mở trước khi có mặt người trong công ty.
- Tiến hành sửa chữa, dọn dẹp văn phòng cũ để trả lại mặt bằng theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê.
- Trả lại tài sản cho chủ nhà hoặc chủ sở hữu tài sản văn phòng cũ (giấy phép đậu xe, chìa khóa…).
Tại văn phòng mới
- Chủ động tìm kiếm địa điểm thuận tiện cho xe tải dỡ hàng.
- Sắp xếp vận chuyển đến các bộ phận theo thứ tự. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận, bạn cần ưu tiên di dời các bộ phận quan trọng để chúng có thể bắt đầu hoạt động trở lại ngay lập tức.
- Xác nhận hoàn thiện nội thất trong kho và dịch vụ biển hiệu.
Lưu ý: Trước khi ký xác nhận hãy kiểm tra kỹ nội dung, không nên ký nhanh để hoàn thành công việc vì điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến quá trình yêu cầu bồi thường sau này.
Sau khi vận chuyển
Truy tìm tài sản bị hư hỏng hoặc bị mất
Nếu bạn phát hiện đồ đạc của mình bị hư hỏng hoặc thất lạc, trước tiên bạn nên kiểm tra cẩn thận để xác nhận chính xác tình trạng đồ đạc của mình. Sau đó liên hệ với đơn vị chuyển văn phòng để có giải pháp cụ thể.
Tích hợp nhân viên vào nơi làm việc mới
Để quá trình hòa nhập môi trường mới của nhân viên diễn ra dễ dàng hơn, bạn cần hỏi thăm, động viên và lắng nghe ý kiến của họ về văn phòng mới. Một bữa tiệc nhỏ hay một ly trà sữa, cà phê sẽ khiến không khí ngày đầu tiên làm việc tại văn phòng mới trở nên sôi động hơn.
Cần lưu ý điều gì khi chuyển đến văn phòng mới?
- Kế hoạch phân công: Phải đưa ra các nhiệm vụ chi tiết, cụ thể tại văn phòng để tất cả nhân viên có thể hiểu được, tránh trùng lặp, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
- Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê hàng hóa trong quá trình vận chuyển: Bao gồm tất cả các công việc từ đóng gói, di chuyển đồ đạc đến hạn chế tình trạng lộn xộn hoặc hư hỏng, thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và văn phòng mới. Đảm bảo có đủ tài sản khi bạn chuyển đến.
Đơn vị vận chuyển nào uy tín và chuyên nghiệp?
Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ xe taxi tải uy tín, chuyên nghiệp thì taxi tải Thành Hưng cũng là đơn vị để được tư vấn và phục vụ nhanh nhất. Hệ thống phục vụ khách hàng 24/24 nhiệt tình, chu đáo với thái độ tận tình và phong cách làm việc chuyên nghiệp nhất thị trường. Sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng là điều công ty Thành Hưng hướng tới.
Công ty Taxi Thành Hưng là đơn vị sáng lập dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng taxi tại Việt Nam. Sau nhiều năm hoạt động, hình thành và phát triển, giờ đây Thành Hưng có thể tự hào là đơn vị đáng tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ xe tải Taxi và nhiều lĩnh vực thế mạnh khác.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào, Thành Hưng luôn dẫn đầu về uy tín và chất lượng, điều này tạo niềm tin rất lớn cho mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ. “Luôn đóng góp, luôn phấn đấu” là phương châm của công ty Thành Hưng.
Chi tiết liên hệ:
- Địa chỉ: Số 2, Tổ dân phố số 3, Phường Cổ Nhuế 2, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
- Hotline: 0333 088 889
- Email: taxitaithanhhung@gmail.com
- Website: https://taxitaithanhhungg.com/
Qua bài viết này chúng tôi đã chia sẻ những thông tin quan trọng để bạn hiểu rõ những kinh nghiệm chuyển văn phòng một cách cụ thể và chi tiết. Hy vọng những kiến thức trên sẽ có ích cho bạn đọc trong quá trình chuyển văn phòng sắp tới.
